1- في البداية ننشئ أربعة أعمدة العمود الأول يحتوي على أسماء الطلاب والعمود الثاني على درجاتهم والعمود الثالث على النسبة المئوية والعمود الرابع على الأسماء التي نرغب ترتيبها حسب النسبة المئوية (كما هو موضح في الصورة أدناه).
2- ندخل أسماء الطلاب في العمود الأول وتقابلها درجاتهم في العمود الثاني كما في الصورة التالية.
- الآن ننشئ الدالة ( دالة احتساب النسبة المئوية ) في أول خانة ( حقل ) في العمود الثالث أي الحقل C2 كما في مثالنا هذا. والدالة هي عبارة عن الصيغة التالية الموجود بين القوسين بدون القوسين ( =B2/1800*100 ) حيث:
• B2 هي خانة الدرجة المجاورة للحقل C2 بمعنى أنها هي الدرجة التي نرغب في احتساب النسبة المئوية لها.
• 1800 هي الدرجة العظمى ( القصوى ) أي أعلى درجة يمكن أن يحصل عليها الطالب.
• 100 هذا ثابت لاحتساب النسبة المئوية وبدونه تكون النسبة مابين صفر وواحد.
والصورة التالية توضح أكثر:
بعد ذلك نسحب من الزاوية السفلى من اليسار للحقل C2 حتى نصل إلى الحقل C17 ثم نتوقف عن السحب وستظهر النسب المئوية لجميع الطلبة.( كما هو موضح في الشكل التالي)
بعد ذلك نختار كل العمود من دون العنوان طبعا ( أي كل النسب المئوية الموجودة). ثم ( نعمل نسخ وذلك من قائمة Edit>Copy) أو نضغط على Ctrl+C معا، ونبقي الاختيار في مكانه ونذهب إلى Edit>Paste Special>Value ثم نضغط OK وستظهر القيم نفسها ولكن نحن بذلك نكون قد تخلصنا من صيغة المعادلة ( معادلة احتساب النسبة المئوية وثبتنا نتائجها فقط بدون العبارة أو الصيغة ) والشكل التالي يوضح أكثر:
بعد أن نضغط على الزر Ok في مربع الحوار (Paste Special) ونعود إلى ورقة العمل نضغط على الزرEnter مرة واحدة فقط لنلصق البيانات في نفس مكانها.
بعد ذلك ننسخ الأسماء نسخ عادي ونلصقها إلصاق عادي في العمود D.
4- الآن سنتعلم كيفية الترتيب، في البداية نختار العمودين C وD بدأ من الحقل D2 وحتى C17 ثم نذهب إلى Data>Sort أو بيانات > ترتيب، وبعد ذلك سيظهر لنا مربع حوار في البداية نذهب لأسفل مربع الحوار ونختار No Header أي أن الأعمدة التي اخترتها لا تحتوي رؤوس أو عناوين لها ( أي أنها قيم فقط ) بعد ذلك نختار في الخيار الأول Sort By Column C Descending Then by Column D Descending وهذا يعني ( رتب حسب العمود C تنازليا ثم حسب العمود D تنازليا ) واختيار تنازليا أو تصاعديا يكون حسب رغبتنا فإذا أردناه أن يبدأ بالقيمة الكبرى ثم الصغرى وهكذا نضع تنازليا وإذا أردناه أن يبدأ بالصغرى ثم العظمى نضع تصاعديا.
وفي الشكل التالي إيضاح أكثر:
بعد ذلك سوف يتم الترتيب من الأعلى للأسفل بحسب النسبة المئوية. ولكن لاحظ(Notice) ترتيب النسب لا يرتبط بترتيب الاسماء والدرجات في العمودين الأولين بل يرتبط بترتيب الأسماء في العود الاخير أي انه في مثالنا السابق أحمد لم يحصل على 100% بل صقر هو الذي حصل على 100% وكانت درجة أحمد 1425 بينما درجة صقر 1800 ونسبة أحمد هي 79.66667% .
وهذه هي نتيجة المثال بعد تطبيق بعض التنسيقات عليه وقد قسمته إلى نصفين اسم الطالب ودرجته يمين ونسبة الطالب واسمه يسار:
1- في البداية ننشئ أربعة أعمدة العمود الأول يحتوي على أسماء الطلاب والعمود الثاني على درجاتهم...
بفرض أننا نريد حساب قسط الاهتلاك السنوي لمجموعة من آلات منشأة معينة ، وذلك باستخدام طريقة القسط الثابت ، وبفرض أن العمر الإنتاجي لهذه الآلات متساوي ومقداره خمس سنوات . لنقم برسم الجدول التالي المعبر عن المسألة المطروحة :
نقوم أولاً بحساب القيمة القابلة للاهتلاك من كل آلة ، وذلك بإتباع الخطوات التالية :
نقوم بكتابة الصيغة =B5-C5 في الخلية D5 (كما هو موضح في الشكل السابق) . و نضع مؤشر الفأرة على مقبض السحب (المربع الصغير الموجود في الزاوية السفلية من النطاق المحدد) فيتحول المؤشر إلى صليب أسود صغير ، نقوم عندئذ بالضغط بالزر الأيسر للفأرة و نسحب المقبض إلى الحافة السفلية للخلية D8 فيتم حساب القيمة القابلة للاهتلاك لباقي الآلات
نقوم الآن بحساب قسط الاهتلاك السنوي للمطحنة بكتابة الصيغة =D5/D2 في الخلية E5 (كما هو موضح في الشكل السابق) ، حيث أن قسط الاهتلاك السنوي هو عبارة عن القيمة القابلة للاهتلاك مقسومة على عدد سنوات العمر الإنتاجي
نمسك المقبض ونسحبه إلى الحافة السفلية للخلية E8 .
ماذا تتوقع أن يحصل الآن ؟، سوف تقول أنه من البديهي أن يتم حساب قسط الاهتلاك السنوي لبقية الآلات ... ولكن وللأسف هذا لن يحصل أبداً وسوف تشاهد النتيجة التالية :
هل تريد تفسيراً لما حصل .
بكل بساطة عندما قمنا بإمساك مقبض السحب وحركناه للأسفل ، قام الاكسل بإجراء بعض التغيرات على الصيغة الموجودة في الخلية الأساسية ، وذلك بزيادة رقم السطر في كل مرجع موجود في الصيغة وذلك بمقدار رقم واحد لكل خلية يتم تحريك المقبض إليها (باتجاه الأسفل) ، وهذه العملية تدعى بالتعبئة .
حيث أن الصيغ التي تم لصقها في الخلايا أصبحت على الشكل التالي :
الخلية E5 الصيغة =D5/D2
الخلية E6 الصيغة =D6/D3
الخلية E7 الصيغة =D7/D4
الخلية E8 الصيغة =D8/D5
وهذا يفسر ما حصل في الشكل السابق .
الحل لهذه المشكلة يكمن بتثبيت رقم الصفوف في المرجع D2 ، وذلك بوضع إشارة $ أمام رقم الصف لتصبح الصيغة في الخلية E5 كما في الشكل التالي (انظر إلى شريط الصيغة) :
نلاحظ أن الصيغ الموجودة في الخلايا أصبحت على الشكل التالي (طبعاً بعد إجراء عملية التعبئة) :
الخلية E5 الصيغة =D5/D$2
الخلية E6 الصيغة =D6/D$2
الخلية E7 الصيغة =D7/D$2
الخلية E8 الصيغة =D8/D$2
ملخص :
عندما نرغب بعدم تغير مرجع موجود في صيغة معينة (أثناء عملية التعبئة) نقوم بما يلي :
1. إذا كان اتجاه التعبئة إلى أعلى أو أسفل , نقوم بتثبيت الصفوف وذلك بوضع إشارة $ أمام رقم الصف ، مثال:
A$4
مرجع مطلق بالنسبة للصفوف ونسبي بالنسبة للأعمدة
2. إذا كان اتجاه التعبئة إلى اليمين أو اليسار , نقوم بتثبيت الأعمدة وذلك بوضع إشارة $ أمام الحرف الدال على العمود ،مثال:
$D2
مرجع نسبي بالنسبة للصفوف و مطلق بالنسبة للأعمدة
3. إذا كان اتجاه التعبئة بشكل قطري , نقوم بتثبيت الصفوف و الأعمدة معاً ، مثال:
$S$8
مرجع مطلق بالنسبة للصفوف و الأعمدة
مما سبق نلاحظ أننا نستطيع جعل تأثيرات التعبئة مثلاً متاحة بالنسبة للصفوف وغير متاحة بالنسبة للأعمدة ، وبالعكس
ملاحظة 1:
الحديث السابق كله كان في ظل نظام الترميز A1 ، أما في نظام الترميز R1C1 :
يكون المرجع مطلقاً إذا لم يحتوي على أقواس متوسطة ، أمثلة :
- المرجع R2C4 يستخدم للإشارة إلى الخلية الواقعة في العامود الرابع و الصف الثاني
- النطاق R5 يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الخامس
- النطاق R3:R6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الصفوف من الثالث إلى السادس
- النطاق C3 يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الثالث
- النطاق C7:C10 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا في الأعمدة من السابع إلى العاشر
- النطاق R1C1:R9C6 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا الموجودة في النطاق المحصور بين الخلية الواقعة في الصف الأول و العامود الأول و الخلية الواقعة في الصف التاسع و العامود السادس
أما إذا احتوى المرجع على أقواس متوسطة فعندئذ يتحول إلى مرجع نسبي ، أمثلة :
- المرجع RC يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة خمسة صفوف للأسفل و في نفس العمود
- المرجع RC6 يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة صفين للأعلى و في العامود السادس
- المرجع RC يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة ثلاثة أعمدة لليمين و في نفس الصف (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)
- المرجع R5C يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة خمسة أعمدة لليسار و في الصف الخامس (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)
- النطاق C يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الرابع لليسار (إذا كان اتجاه الورقة من اليمين إلى اليسار)
- النطاق R يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الثالث للأعلى
- النطاق R5C:RC4 يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين المرجعين السابقين
وهناك مجموعة من المراجع التي تتضمن إشارة إلى الموضع الحالي ، وهذه المراجع تعتبر (من وجهة نظري) مراجع نسبية :
- النطاق R يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا الصف الحالي
- النطاق R:R2 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من الصف الحالي إلى الصف الثاني
- المرجع RC4 يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة في الصف الحالي و العامود الرابع
- النطاق C يستخدم للإشارة إلى كافة خلايا العامود الحالي
- النطاق C:C4 يستخدم للإشارة إلى كافة الخلايا من العامود الحالي إلى العامود الرابع
- المرجع R8C يستخدم للإشارة إلى الخلية الموجودة في الصف الثامن و العامود الحالي
- النطاق RC7:R9C يستخدم للإشارة إلى نطاق الخلايا المحصور بين المرجعين السابقين
عندما تستخدم نظام الترميز R1C1 لا تستغرب عندما تكتشف أن الاكسل لا يجري أي تعديل على صيغة الخلية عند تعبئتها ، وذلك لأنك بنظرة بسيطة تستطيع أن تستنتج أن الصيغ التي تحتوي على مراجع نسبية تتأثر عند تغيير موضعها دون الحاجة إلى تغيير شكلها
ملاحظة 2:
هناك طريقة أخرى (غير طريقة السحب و الإفلات) لإجراء عملية التعبئة ، وتتلخص هذه الطريقة بما يلي :
1. قم بتظليل المنطقة التي تريد تعبئتها ، مع ملاحظة جعل الخلية التي سوف تتم التعبئة انطلاقاً منها نشطة .
2. من القائمة Edit اختر Fill ، ومن ثم قم باختيار اتجاه التعبئة .