السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
مرحبــــــــا كيفكم ان شاء الله بخير
قدمت على وظيفة كاتبة في مدرسة أهلية الله يكتب لي فيها الخير
سؤالي للخبيرات
ماطبيعه عمل الكاتبه وماهي أبرز مهامها
والاعمال المكلفه بالقيام بها في المدرسة ..؟
Heba-98 @heba_98
عضوة
يلزم عليك تسجيل الدخول أولًا لكتابة تعليق.
أم جنى القمر
•
رفع
سماسم***
•
هذي مهام الكاتبة ياعسل
الكاتبة :
الكاتبة أمينة السر و الساعد الأيمن لمديرة المدرسة في متابعة الردود على المكاتبات و الرفع عن احتياجات المدرسة التي تراها مديرة المدرسة لذلك كان لابد من أن تحيط بمسئولياتها و أن تتسم بالدقة و الإخلاص في عملها دون تهاون و حسن تنظيم المعاملات البريدية ، و كما لها من العوامل الأساسية لنجاح الإدارة المدرسية
سمات الكاتبة الناجحة :
1. الدقة المتناهية في إعداد و تنظيم المعاملات البريدية .الإحاطة التامة بشروط و مواصفات المعاملات .
2. جودة الخط و الأسلوب الواضح و البعد عن الإسهاب و التكرار أثناء تحرير الخطابات .
3. ضرورة التتابع المنطقي في طريقة عرض الخطاب المعد .
4. إعداد المعاملات و تبليغ النشرات في أوقاتها المحددة .
مسئوليات الكاتبة :
1. تنظيم سجل قيد الصادر و الملفات التابعة له و حفظ صور المعاملات و الخطابات الصادرة مع مطابقتها لدفتر تسليم المعاملات
2. تنظيم سجل قيد الوارد و الملفات التابعة له لحفظ التعاميم الواردة حسب جهة الورود .
3. تبليغ النشرات و التعاميم للموظفات في حينها مع أخذ التوقيع بالعلم بعد شرح مديرة المدرسة .
4. الرد على المكاتبات الواردة في أوقاتها المحددة .
5. أعداد سجل قيد الطالبات بمساعدة المراقبات.
6. تحمل مسئولية كل ما يسند إليها من أعمال إشرافية .
السجلات و الملفات المسئولة عنها الكاتبة :
1. سجل قيد الصادر و الملفات التابعة له .
2. سجل قيد الوارد و الملفات التابعة له .
3. سجل تسليم المعاملات البريدية .
4. سجل قيد الطالبات .
كيفية تنظيم قيد الصادر :
1. ضرورة بدء تسلسل جديد مع بداية كل عام هجري
2. إعطاء الخطاب الصادر رقما و هو الرقم المتسلسل في سجل الصادر و تقسيم المدرسة .
3. ضرورة تاريخ الخطاب الصادر .
4. تحرير الخطابات الخاصة بمكتب المدير باسم : سعادة مدير عام تعليم البنات بمكة المكرمة .
5. تحرير جميع الخطابات الصادرة إلى الوحدة أو الإدارة أو القسم أو الشعبة مباشرة و ذلك حسب توزيع المهيكل التنظيمي .
6. تحرير الخطابات من أصل و صورة يرفع الأصل و تحفظ الصورة في الملفات حسب الأقسام .
ملاحظات هامة في سجل قيد الصادر :
· رقم الصادر : و يقصد به الرقم المتسلسل الذي يبدأ ببداية العم الهجري
· التاريخ : و يقصد به تاريخ إعداد الخطاب و تحريره
· الجهة الصادرة إليها : و يقصد بها اسم القسم المرسل له الخطاب
· الموضوع : و يقصد به مضمون الخطاب
· المشفوعات : و يقصد به عدد المرفقات عدا الخطاب الأصلي
· الجواب الوارد :المقصود به الخطاب الذي يأتي ردا على الخطاب الصادر من المدرسة علما بأنه يوجد بعض السجلات ملغيا منها حقل "الجواب الوارد" و بدلا منه حقل الأوراق الأصلية المبينة عليها المخابرة و يقصد بها رقم و تاريخ أصل التعميم أو الخطاب حيث نلاحظ أن بعض التعاميم يكون أصلها وارد من معالي وزير التربية و التعليم .
كيفية تنظيم قيد الوارد :
1. ضرورة بدء تسلسل جديد مع بداية كل عام هجري .
2. ضرورة التأكد عند استلام أي تعميم أو خطاب و مطابقته مع البيان المرسل
3. إعطاء الخطاب أو التعميم الوارد رقما و تاريخا و تسجيله في الركن الأعلى الأيمن من الخطاب.
4. الخطابات المكررة الورود لا تدون في الوارد حتى إذا وردت بشكل رسمي .
5. الخطابات المناولة إذا كانت صادرة برقم و تاريخ تسجل كوارد
6. تسليم المدرسة جميع الخطابات و التعاميم الواردة للمدرسة للشرح عليها .
7. تبليغ النشرات و التعاميم للموظفات في حينها مع أخذ التوقيع بالعلم حسب ما جاء في النشرة أو التعميم .
8. المتابعة المستمرة من قبل الكاتبة للرد على المعاملات في حينها .
ملاحظة هامة على سجل قيد الوارد :
رقم الوارد و يقصد به الرقم المتسلسل الذي أعطي للخطاب أو التعميم حال وصوله.
تاريخه و يقصد به تاريخ ورود الخطاب أو التعميم لإدارة المدرسة .
رقم الخطاب الوارد و يقصد به رقم الخطاب أو التعميم من الجهة أو القسم المرسل منه.
تاريخه و يقصد به تاريخ الخطاب أو التعميم المسجل من الجهة أو القسم المرسل منه .
المشفوعات و يقصد به عدد المرفقات أو اللفة المربوط ما عدا الخطاب الأصلي
الجهة الواردة منها و يقصد بها اسم القسم المرسل.
الموضوع و يسجل به مضمون الخطاب الوارد و في حال ورود أي خطاب أو تميم بدون تحديد المضمون يحدد ذلك من قبل الكاتبة و يسجل بقلم مغاير على نقس التعميم أو الخطاب
التسديد أو الجواب المرسل
و يقصد به رقم و تاريخ الخطاب الذي تصدره المدرسة ردا على خطاب أو تعميم وارد من أحد الأقسام مطلوب فيه رد معين
مثال ذلك : خطاب وارد من إدارة شئون الطالبات مطلوب فيه إرسال بيانات بعدد الطالبات المستجدات و جنسياتهم و بالتالي تعد المدرسة بيانا بالمطلوب و تحرر خطابا لرفع هذا البيان و يكون له رقم و تاريخ و يتم تسجيله في سجل الصادر و من ثم تأخذ نقس هذا الرقم و التاريخ و تسجله في حقل التسديد على التعميم أو الخطاب في سجل الوارد و أيضا يسجل نفس رقم و تاريخ التسديد على التعميم أو الخطاب الذي بنى عليه خطاب التسديد و يشترط في خطابات التسديد أن تكون مبينة
· الملاحظات
و يستفاد من هذا الحقل في تسجيل اسم الملف الذي تحفظ به المعاملة و رقم فهرسة المعاملة في داخل الملف و يفضل كتابة اسم الملف صريحا لسهولة الرجوع إليه من أي موظفة غير الكاتبة .
مواصفات تحرير الخطاب :
1. الأسلوب الواضح لمضمون الخطاب
2. تحديد جهة الصدور و ذلك حسب الهيكل التنظيمي لإدارة تعليم البنات .
3. استخدام اللقب المناسب للمرسل إليه وذلك حسب المكانة الوظيفية مثل :
سعادة مدير عام تعليم البنات لمكتب المدير فقط
المكرم مساعد المدير للشئون الإدارية و المالية و التعليمية أو لأي جهة أو قسم أ وحدة تابعة .
4. مناسبة عبارات تقفيل الخطاب لمضمون الخطاب .
سجل تسليم المعاملات :
1. تسجل في السجل جميع المعاملات التي ترسل هن طريق بواب المدرسة و عن طريق البريد .
2. مسئولة عن تنسيق و ترتيب السجل و عدم تسليم أي معاملة إلا بالتوقيع عليها و التأكد من ذلك
الكاتبة :
الكاتبة أمينة السر و الساعد الأيمن لمديرة المدرسة في متابعة الردود على المكاتبات و الرفع عن احتياجات المدرسة التي تراها مديرة المدرسة لذلك كان لابد من أن تحيط بمسئولياتها و أن تتسم بالدقة و الإخلاص في عملها دون تهاون و حسن تنظيم المعاملات البريدية ، و كما لها من العوامل الأساسية لنجاح الإدارة المدرسية
سمات الكاتبة الناجحة :
1. الدقة المتناهية في إعداد و تنظيم المعاملات البريدية .الإحاطة التامة بشروط و مواصفات المعاملات .
2. جودة الخط و الأسلوب الواضح و البعد عن الإسهاب و التكرار أثناء تحرير الخطابات .
3. ضرورة التتابع المنطقي في طريقة عرض الخطاب المعد .
4. إعداد المعاملات و تبليغ النشرات في أوقاتها المحددة .
مسئوليات الكاتبة :
1. تنظيم سجل قيد الصادر و الملفات التابعة له و حفظ صور المعاملات و الخطابات الصادرة مع مطابقتها لدفتر تسليم المعاملات
2. تنظيم سجل قيد الوارد و الملفات التابعة له لحفظ التعاميم الواردة حسب جهة الورود .
3. تبليغ النشرات و التعاميم للموظفات في حينها مع أخذ التوقيع بالعلم بعد شرح مديرة المدرسة .
4. الرد على المكاتبات الواردة في أوقاتها المحددة .
5. أعداد سجل قيد الطالبات بمساعدة المراقبات.
6. تحمل مسئولية كل ما يسند إليها من أعمال إشرافية .
السجلات و الملفات المسئولة عنها الكاتبة :
1. سجل قيد الصادر و الملفات التابعة له .
2. سجل قيد الوارد و الملفات التابعة له .
3. سجل تسليم المعاملات البريدية .
4. سجل قيد الطالبات .
كيفية تنظيم قيد الصادر :
1. ضرورة بدء تسلسل جديد مع بداية كل عام هجري
2. إعطاء الخطاب الصادر رقما و هو الرقم المتسلسل في سجل الصادر و تقسيم المدرسة .
3. ضرورة تاريخ الخطاب الصادر .
4. تحرير الخطابات الخاصة بمكتب المدير باسم : سعادة مدير عام تعليم البنات بمكة المكرمة .
5. تحرير جميع الخطابات الصادرة إلى الوحدة أو الإدارة أو القسم أو الشعبة مباشرة و ذلك حسب توزيع المهيكل التنظيمي .
6. تحرير الخطابات من أصل و صورة يرفع الأصل و تحفظ الصورة في الملفات حسب الأقسام .
ملاحظات هامة في سجل قيد الصادر :
· رقم الصادر : و يقصد به الرقم المتسلسل الذي يبدأ ببداية العم الهجري
· التاريخ : و يقصد به تاريخ إعداد الخطاب و تحريره
· الجهة الصادرة إليها : و يقصد بها اسم القسم المرسل له الخطاب
· الموضوع : و يقصد به مضمون الخطاب
· المشفوعات : و يقصد به عدد المرفقات عدا الخطاب الأصلي
· الجواب الوارد :المقصود به الخطاب الذي يأتي ردا على الخطاب الصادر من المدرسة علما بأنه يوجد بعض السجلات ملغيا منها حقل "الجواب الوارد" و بدلا منه حقل الأوراق الأصلية المبينة عليها المخابرة و يقصد بها رقم و تاريخ أصل التعميم أو الخطاب حيث نلاحظ أن بعض التعاميم يكون أصلها وارد من معالي وزير التربية و التعليم .
كيفية تنظيم قيد الوارد :
1. ضرورة بدء تسلسل جديد مع بداية كل عام هجري .
2. ضرورة التأكد عند استلام أي تعميم أو خطاب و مطابقته مع البيان المرسل
3. إعطاء الخطاب أو التعميم الوارد رقما و تاريخا و تسجيله في الركن الأعلى الأيمن من الخطاب.
4. الخطابات المكررة الورود لا تدون في الوارد حتى إذا وردت بشكل رسمي .
5. الخطابات المناولة إذا كانت صادرة برقم و تاريخ تسجل كوارد
6. تسليم المدرسة جميع الخطابات و التعاميم الواردة للمدرسة للشرح عليها .
7. تبليغ النشرات و التعاميم للموظفات في حينها مع أخذ التوقيع بالعلم حسب ما جاء في النشرة أو التعميم .
8. المتابعة المستمرة من قبل الكاتبة للرد على المعاملات في حينها .
ملاحظة هامة على سجل قيد الوارد :
رقم الوارد و يقصد به الرقم المتسلسل الذي أعطي للخطاب أو التعميم حال وصوله.
تاريخه و يقصد به تاريخ ورود الخطاب أو التعميم لإدارة المدرسة .
رقم الخطاب الوارد و يقصد به رقم الخطاب أو التعميم من الجهة أو القسم المرسل منه.
تاريخه و يقصد به تاريخ الخطاب أو التعميم المسجل من الجهة أو القسم المرسل منه .
المشفوعات و يقصد به عدد المرفقات أو اللفة المربوط ما عدا الخطاب الأصلي
الجهة الواردة منها و يقصد بها اسم القسم المرسل.
الموضوع و يسجل به مضمون الخطاب الوارد و في حال ورود أي خطاب أو تميم بدون تحديد المضمون يحدد ذلك من قبل الكاتبة و يسجل بقلم مغاير على نقس التعميم أو الخطاب
التسديد أو الجواب المرسل
و يقصد به رقم و تاريخ الخطاب الذي تصدره المدرسة ردا على خطاب أو تعميم وارد من أحد الأقسام مطلوب فيه رد معين
مثال ذلك : خطاب وارد من إدارة شئون الطالبات مطلوب فيه إرسال بيانات بعدد الطالبات المستجدات و جنسياتهم و بالتالي تعد المدرسة بيانا بالمطلوب و تحرر خطابا لرفع هذا البيان و يكون له رقم و تاريخ و يتم تسجيله في سجل الصادر و من ثم تأخذ نقس هذا الرقم و التاريخ و تسجله في حقل التسديد على التعميم أو الخطاب في سجل الوارد و أيضا يسجل نفس رقم و تاريخ التسديد على التعميم أو الخطاب الذي بنى عليه خطاب التسديد و يشترط في خطابات التسديد أن تكون مبينة
· الملاحظات
و يستفاد من هذا الحقل في تسجيل اسم الملف الذي تحفظ به المعاملة و رقم فهرسة المعاملة في داخل الملف و يفضل كتابة اسم الملف صريحا لسهولة الرجوع إليه من أي موظفة غير الكاتبة .
مواصفات تحرير الخطاب :
1. الأسلوب الواضح لمضمون الخطاب
2. تحديد جهة الصدور و ذلك حسب الهيكل التنظيمي لإدارة تعليم البنات .
3. استخدام اللقب المناسب للمرسل إليه وذلك حسب المكانة الوظيفية مثل :
سعادة مدير عام تعليم البنات لمكتب المدير فقط
المكرم مساعد المدير للشئون الإدارية و المالية و التعليمية أو لأي جهة أو قسم أ وحدة تابعة .
4. مناسبة عبارات تقفيل الخطاب لمضمون الخطاب .
سجل تسليم المعاملات :
1. تسجل في السجل جميع المعاملات التي ترسل هن طريق بواب المدرسة و عن طريق البريد .
2. مسئولة عن تنسيق و ترتيب السجل و عدم تسليم أي معاملة إلا بالتوقيع عليها و التأكد من ذلك
سماسم***
•
Heba-98 :
جزاكم الله خير ممكن سؤال هل الكاتبة مسؤولة عن إدخال البيانات في نظام نور وما المقصود بالصادر والوارد ..؟جزاكم الله خير ممكن سؤال هل الكاتبة مسؤولة عن إدخال البيانات في نظام نور وما المقصود...
ممكن سؤال هل الكاتبة مسؤولة عن إدخال البيانات في نظام نور
وما المقصود بالصادر والوارد ..؟
لا غير مسوولة عن نظام نور مدخلة البيانات هي المسوولة
وبالنسبة لصادر وارد التعاميم اللي تجينا من الوزارة عن طريق بريد المدرسة هو اسمه وارد
واللي نرسله من خطابات للوزارة او الاشراف التربوي يصدر من المدرسة اسمة صادر
وما المقصود بالصادر والوارد ..؟
لا غير مسوولة عن نظام نور مدخلة البيانات هي المسوولة
وبالنسبة لصادر وارد التعاميم اللي تجينا من الوزارة عن طريق بريد المدرسة هو اسمه وارد
واللي نرسله من خطابات للوزارة او الاشراف التربوي يصدر من المدرسة اسمة صادر
الصفحة الأخيرة